Ferramentas para o auxílio a cobrança de quotas

Ferramentas para o auxílio a cobrança de quotas

O AssociaPro coloca a disposição das instituições diversas ferramentas para auxiliar na cobrança de quotas. Iremos apresentar algumas sugestões para fazer uso destas ferramentas de uma forma mais eficaz.

Mapas de Cobrança

Estes relatórios são emitidos apenas para sócios que tenham nas suas opções a cobrança ao domicílio. Na sua emissão as listagens podem ser emitidas por código postal ou localidade para facilitar o processo ao cobrador.

Vinhetas de quotas

As vinhetas são um mecanismo simples, mas que contribuem ações de cobrança satisfatórias quer para o associado assim como para a instituição e, também para que o processo decorra de uma forma organizada.

Ao efetuar a cobrança na morada do sócio o cobrador pode entregar ao associado uma vinheta autenticada como prova de boa cobrança (o recibo será entregue mais tarde). As vinhetas também podem ser entregues em pagamentos efetuados na sede. O associado poderá colar a vinheta no seu cartão.

Boletins de Quotas

O boletim de quotas possui a identificação do associado e uma zona quotas correspondente ao período máximo de 12 meses e não se aplica a quotas anuais.

Este boletim fica na posse do associado e o cobrador no ato de recebimento autentica, através de carimbo ou assinatura, o período correspondente a esse recebimento. Isto serve de comprovativo temporário até que seja emitido o respetivo recibo.

Avisos de quotas

Estes avisos podem ser emitidos através dos meios de email e carta, com especial preferência pelo primeiro por ter custo zero para as instituições. Os avisos contem a lista das quotas por pagar assim com os meios de pagamento: por transferência ou referencia multibanco.

Notar que os envios por email, ao abrigo do RGPD, são enviados para os indivíduos que tenham aceite receber mensagens e notificações por este meio. No preenchimento da ficha eletrónica não esquecer de registar as opções manifestadas pelo associado no ato de inscrição. Apos a primeira gravação da ficha apenas o sócio poderá efetuar a sua alteração, exercendo assim o seu direito de consentimento.

Cartão Eletrónico

Este cartão e uma aplicação móvel para telemóveis compatíveis e que tenham os sistemas operativos Android ou iOS. Esta constitui uma das ferramentas mais eficientes no processo de cobrança de quotas por ser de custo zero para instituições e disponibilizar informação em tempo real para os associados.

Se uma quota for assinalada como paga, o sócio ao abrir a “app” poderá ver o estado da sua quota atualizado, o oposto também acontece quando a quota já expirou. Usando esta aplicação, alem de poderem consultar as novidades e atividades da sua associação, podem ver o seu histórico de quotas e saber aquelas que estão em pagamento.




publicado em 01 dezembro 2018

por AssociaPRO



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