O AssociaPro coloca a disposição das instituições diversas ferramentas para auxiliar na cobrança de quotas. Iremos apresentar algumas sugestões para fazer uso destas ferramentas de uma forma mais eficaz.

Mapas de Cobrança

Estes relatórios são emitidos apenas para sócios que tenham nas suas opções a cobrança ao domicílio. Na sua emissão as listagens podem ser emitidas por código postal ou localidade para facilitar o processo ao cobrador.

Vinhetas de quotas

As vinhetas são um mecanismo simples, mas que contribuem ações de cobrança satisfatórias quer para o associado assim como para a instituição e, também para que o processo decorra de uma forma organizada.

Ao efetuar a cobrança na morada do sócio o cobrador pode entregar ao associado uma vinheta autenticada como prova de boa cobrança (o recibo será entregue mais tarde). As vinhetas também podem ser entregues em pagamentos efetuados na sede. O associado poderá colar a vinheta no seu cartão.

Boletins de Quotas

O boletim de quotas possui a identificação do associado e uma zona quotas correspondente ao período máximo de 12 meses e não se aplica a quotas anuais.

Este boletim fica na posse do associado e o cobrador no ato de recebimento autentica, através de carimbo ou assinatura, o período correspondente a esse recebimento. Isto serve de comprovativo temporário até que seja emitido o respetivo recibo.

Avisos de quotas

Estes avisos podem ser emitidos através dos meios de email e carta, com especial preferência pelo primeiro por ter custo zero para as instituições. Os avisos contem a lista das quotas por pagar assim com os meios de pagamento: por transferência ou referencia multibanco.

Notar que os envios por email, ao abrigo do RGPD, são enviados para os indivíduos que tenham aceite receber mensagens e notificações por este meio. No preenchimento da ficha eletrónica não esquecer de registar as opções manifestadas pelo associado no ato de inscrição. Apos a primeira gravação da ficha apenas o sócio poderá efetuar a sua alteração, exercendo assim o seu direito de consentimento.

Cartão Eletrónico

Este cartão e uma aplicação móvel para telemóveis compatíveis e que tenham os sistemas operativos Android ou iOS. Esta constitui uma das ferramentas mais eficientes no processo de cobrança de quotas por ser de custo zero para instituições e disponibilizar informação em tempo real para os associados.

Se uma quota for assinalada como paga, o sócio ao abrir a “app” poderá ver o estado da sua quota atualizado, o oposto também acontece quando a quota já expirou. Usando esta aplicação, alem de poderem consultar as novidades e atividades da sua associação, podem ver o seu histórico de quotas e saber aquelas que estão em pagamento.

Más Práticas

Devemos sempre adoptar práticas de boa gestão e rigor contabilístico.

• A emissão de antecipada de recibos para solicitar aos sócios o pagamento das suas quotas constitui uma má prática usada no passado e que se encontra em desuso. A emissão de recibos antes do recebimento dos montantes deve ser parada. O Recibo é um documento comercial com validade fiscal e que comprova o recebimento de uma quantia por isso nunca deve ser emitido antes de boa cobrança.
• Os recibos devem ser sempre emitidos no ano fiscal ou exercício em que o montante foi pago. Se tomarmos como exemplo, uma quota emitida em 2020 e em que o associado efetuou a liquidação em 2021, o recibo devera ser datado a 2021. O montante foi depositado em 2021 e contabilisticamente pertence ao exercício desse mesmo ano. Emitir o recibo com data de 2020 é completamente errado.

As ferramentas apresentadas nos pontos anteriores constituem formas de efectuar as cobranças e obter os recebimentos sem causar ansiedade aos sócios, uma vez que possuem formas de verificar que os seus pagamentos foram validados mesmo antes de obterem o recibo.