A receção de um recibo logo após um pagamento é gratificante e tranquilizadora. Temos a garantia que não seremos cobrados novamente pois foi-nos dado comprovativo de pagamento.

Emissão atempada de Recibos

O dinheiro é uma questão sensível para todos e ter a confirmação de um pagamento é um fator que diminui a ansiedade. Desta forma, tal como já tínhamos referido no artigo Aumentar a Retenção de Sócios, a emissão do recibo deve ser efetuada com a maior brevidade possível após o pagamento.

Adiar a emissão dos recibos não só aumenta o volume de trabalho como também pode levar a perda de controlo dos processos de gestão assim como pode induzir a erros.

Ainda que não seja de uma forma diária tente fazer a emissão de recibos algumas vezes por semana e nunca deixar passar demasiado tempo entre o recebimento e a emissão do documento.

Recibos e anos fiscais

Os recibos devem ser sempre emitidos no ano fiscal ou exercício em que o montante foi pago. Se tomarmos como exemplo, uma quota emitida em 2020 e em que o associado efetuou a liquidação em 2021, o recibo devera ser datado a 2021.

A implicação direta é que o montante foi depositado em 2021 e contabilisticamente pertence ao exercício desse mesmo ano. Emitir o recibo com data de 2020 é completamente errado.

Se por outro lado recebimento desta quota foi em 2020 o recibo deve ser da mesma data. Seguindo o preceito do ponto anterior, deve-se sempre emitir os recibos o mais imediato possível logo após a sua liquidação. Isto evita que certos recibos tenham que ter uma data diferente da de pagamento, uma vez que o ano mudou e foram emitidos outros recibos já para o novo ano. Desta forma o recibo obrigatoriamente terá a data do novo ano.

Reforçamos, emita os recibos o mais breve possível após o seu pagamento.

Emitir recibos de quotas

O AssociaPro permite emitir recibos para quotas de associados. Na lista de quotas, deve pesquisar o socio que efetuou o pagamento e, selecionar uma ou mais quotas e por fim pressionar o botão “Recibos”.

Não esquecer de verificar se tem selecionadas as quotas corretas e se não escolher quotas de diferentes sócios. Após a emissão do recibo as quotas relacionadas ficam imediatamente marcadas como pagas. Por segurança as quotas pagas ficam com o seletor inativo para impedir a dupla tributação.