A ferramenta de pesquisa disponível nas funcionalidades de gestão do AssociaPro ajudam a encontrar facimente a informação que precisa.

Em todas as funcionalidades o botão “pesquisar” aciona uma ferramenta que permite localizar informação criando filtros com os campos mais relavantes. Nesta publicação vamos dar algumas dicas para maximar o uso desta ferramenta nos processos de gestão do dia-a-dia.

Procurar por Nome

É um facto que os nomes dos portugueses podem por vezes ser grandes e complexos e que isso pode trazer alguns problemas nos sistemas de arquivo tradicionais e digitais, obrigando muitas vezes os operadores a registarem-nos de forma abrevida. Obviamente isso dificulta a localização de fichas e arquivos.

Tomando como exemplo o sócio fictício “Geraldo João do Couto de Castro Almeida Martins”, que na altura de registo na sua associação que, por motivos evidentes, teve o nome abreviado para “Geraldo João Couto C. Almeida Martins”.

Quando o associado se apresentou na sede do clube, não se recordando do número de sócio, deu o seu nome completo para que o operador alterasse os seus dados de contacto, a sua ficha não foi encontrada. O nome completo do associado e o nome registado não sua ficha não são iguais, daí que o programa não o consiga localizar no arquivo.

O operador pode facilmente encontrar a ficha pesquisando da seguinte forma:

a)Usando a parte inicial do nome: Geraldo João
b)Usando a parte final do nome: Almeida Martins ou mesmo so Martins
c)Usando qualquer dos nomes do sócio

A listagem irá apresentar mais que um sócio com o mesmo nome próprio ou apelido, mas será uma lista mais reduzida, onde sera mais facil identificar a pessoa em questão.

Não esquecer que o associado tambem pode consultar as suas quotas e recibos a partir da área de sócio.

Usar outros filtros

Cada funcionlidade apresenta multiplos campos para pesquisa. Faça uso da combinação de vários campos para filtrar e localizar os arquivos que necessita.

O uso de filtros alem de facilitar a visualização de informação tambem melhora o tempo de resposta do programa que apenas irá apresentar uma lista com poucos resultados.

Por exemplo, se um sócio quiser saber quais as quotas que estão por pagar no ano corrente, pode  fazer uma pesquisa indicando o número de sócio, seleccionar apenas quotas não pagas e o ano. As quotas de anos anteriores e as quotas pagas não serão mostradas.

Informação legal

O presente artigo na altura da sua leitura pode estar desatualizado. Durante a leitura dos artigos deve ser considerado o seu enquadramento pela data em que foram redigidos. O AssociaPro é um programa desenvolvido e aperfeiçoado de forma continuada assim, na altura da sua leitura pode haver algum desfasamento entre a forma descrita no artigo e o funcionamento no programa. Este blog serve para demonstrar as diversas funcionalidades do programa e nem todas elas fazem parte da subscrição base sendo algumas delas pertencentes a módulos extra, por favor ver a lista de funcionalidades e o precário.

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