A retenção de sócios é um problema recorrente em muitas associações, não em todas, mas manifestamente em muitas, onde há um abandono anual elevado por parte dos sócios e o não pagamento de quotas.

Por outro lado, muitas instituições esse problema praticamente é inexistente. Afinal qual é a diferença? Não prestam todas serviços á comunidade levando a cultura, o desporto e a educação a todo o país fazendo muitas vezes o papel que cabe ao Estado português? Não ajudam a preservar as tradições e o artesanato?

A resposta é obvia, sim, todas elas prestam um serviço de valor inestimável a todos nós. De seguida apresentaremos um guia, com um conjunto de práticas simples, que ajudarão a preservar ou aumentar a retenção dos sócios.

Dar-lhes as boas vindas

Dar as boas vindas e agradecer a quem acabou de se inscrever numa associação é fazer com que se sinta bem e que tomou a decisão certa. Enviar uma mensagem por carta ou um email ao novo sócio causará certamente uma boa impressão e ajuda a aumentar a ligação á instituição. Todos nos já experimentamos isto quando vamos de férias e somos recebidos num hotel, sentimo-nos bem e no final ficamos com vontade de voltar e até recomendamos entusiasticamente aos amigos.

A mensagem de boas vindas deve ser enviada o mais breve possível apos a aceitação como sócio efetivo. No caso de a aprovação demorar algum tempo a pessoa deve ser informada desse facto e, durante o processo se a aprovação demorar mais que o esperado, recomendamos o envio de uma mensagem para a manter informada e que não foi esquecida.

O menu “Comunicações” permite criar e enviar mailings com mensagens padrão ou personalizadas por carta ou email.

Enviar o Cartão de Sócio

Uma pessoa ao receber o cartão de sócio sente-se imediatamente parte da comunidade. O sentimento de pertença é importante para o ser humano e para a sua integração na sociedade. Ter um cartão que o identifica e liga a uma instituição aumenta a autoestima e também ajuda a fundar os sentimentos que levam a um maior comprometimento que terá grande importância na altura das renovações.

O cartão de socio pode ser enviado juntamente com a mensagem de boas-vindas, exceto se o cartão demorar algum tempo a ser produzido. O programa permite a criação de um cartão simples e económico, mas com um bom design pode ser muito atrativo.

Emitir os recibos

Logo apos o pagamento de uma quota ou de um donativo, o respetivo recibo deve ser emitido e enviado ao sócio. Para todos nós o dinheiro é uma questão sensível e gostamos sempre de saber que ele chegou ás mãos certas e confirmar que o pagamento foi liquidado.

Ainda que os recibos não sejam emitidos de uma forma diária, convém não deixar passar muito tempo para não aumentar a ansiedade do sócio. A acumulação de recibos a emitir também dificulta as tarefas do administrativo. Aconselhamos a sua emissão logo após a confirmação do pagamento e usar o botão de envio por email existente na ficha do recibo.

Manter o Calendário de Atividades

O calendário de atividades é um instrumento fundamental na gestão associativa. Enviar regularmente aos associados e com antecedência alem de demonstrar o rigor e a organização da instituição, mostra também o interesse na inclusão das pessoas na comunidade.

O beneficio imediato, alem de poder aumentar a taxa de participação, e mostrar que as pessoas são contatadas noutros períodos para alem dos de cobranças e pagamentos.

Oferecer Algo Inesperado

Se existe um conjunto de coisas que todos esperam da sua associação, receber algo que não é esperado e sempre bem-vindo e causa boa impressão. Alem do tratamento de cinco estrelas que temos vindo a referir, a utilização da app móvel e da área de sócio são pontos importantes para que todos se sintam parte da comunidade e para que estejam sempre informados.

A app móvel e a área de sócio são balcões de self-service permanentes, por isso aconselhamos o convite através do envio da palavra-chave a cada um dos associados.

Rigor na Cobrança de quotas

Esta será sempre uma questão sensível, mas com a aplicação de algumas das dicas mencionadas acima pode minorar a não liquidação das quotas. Todo o esforço será em vão se os sócios sentirem que a mesma quota está a ser cobrada múltiplas vezes e de forma injusta.

Ainda que não seja de má fé, mas sim por erro de processo administrativo a confiança do sócio irá diminuir consideravelmente. Este é um erro comum que ocorre sobretudo quando um sócio se inscreveu no final do ano e foi-lhe cobrada a quota para um ano. Geralmente, dois ou três meses depois, no inicio do novo ano é-lhe pedido novamente o pagamento de outra quota por mais um ano.

Se as quotas são cobradas, por exemplo de Janeiro a Dezembro e, se um sócio se inscreveu em Outubro, devem ser emitidas quotas para os últimos três meses do ano, ate ao final do ano corrente e, em Janeiro emitidas as quotas para todo o ano ate Dezembro. Desta forma evita-se a dupla tributação que causa ao sócio transtorno e vontade de desistir.

No entanto, aconselhamos que o período de cobrança de quotas se inicie na data de inscrição ao invés do ano civil e de épocas desportivas ou escolares. As instituicoes devem melhorar a cobrança de quotas e fazê-lo de uma forma uniformizada.

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