O modo como as quotas são processadas e cobradas pode ter um grande impacto na perceção da instituição por parte dos seus sócios. Esta questão foi abordada de forma superficial no artigo sobre como Aumentar a Retenção de Sócios.

O objetivo é melhorar as praticas das instituições na sua forma de cobrar as quotas tendo em vista a uniformização e processos de automatização.

Períodos de cobrança

Consoante as atividades que praticam, cada instituição tem adequado o seu processo de cobrança de quotas. Não é de todo errado, mas induz em erros a confusão por parte dos sócios e em muitos casos não facilita o processo administrativo ou de automatização.

Independentemente do tipo de atividade exercida, o período de cobrança de quotas deve ter como base a data de admissão ou efetivação do sócio, diminuindo-se assim os erros cometidos na emissão (duplicação) e cobrança de quotas. Se pretender mudar o modo de cobrança deve ter em atenção a duplicação de quotas (o que se pretende evitar).

A distribuição da cobrança de quotas ao longo dos meses do ano contribui para a existência de receita regular. No caso contrario existe a concentração de receitas em apenas um período e em longos períodos sem receitas relevantes.

Compromissos de um ano

Se considerarmos a grande maioria das instituições, estas têm calendário de atividades programados para cada ano e pretendem prestar os seus serviços a comunidade de forma continuada. Não faz qualquer sentido um individuo comprometer-se como sócio e apenas pagar as quotas dos primeiros meses e de seguida iniciar-se o processo fastidioso, para a instituição e o sócio, de cobrança das quotas em atraso.

A efetivação de um sócio deve ser um compromisso de pelo menos 12 meses durante os quais terá acesso aos benefícios e atividades promovidas pela instituição, com a possibilidade de renovação no fim desse período. A forma de atuar da instituição terá um papel preponderante na retenção desses sócios por mais anos.

Reduzir os custos de administração

Não nos referimos aos custos de salários de cobradores, papel, impressão, selos e telefone, mas sim ao trabalho que os dirigentes e administradores das instituições despendem no processamento e cobrança de quotas.

As quotas processadas de forma uniformizada permitem, não só os benefícios mencionados anteriormente assim como, a automatização do processo de cobrança de quotas.

Esta uniformização e automatização permitem:

• As quotas sejam emitidas pela data de admissão sem a necessidade de operadores o fazerem manualmente
• Sejam enviadas as mensagens de “Quotas em pagamento” por email dias antes da expiração das mesmas
• Sejam enviados os emails de “Aviso de quotas em atraso” de forma regular
• Solicitar aos sócios a sua renovação como membro no final de um período de 12 meses
• Reduzir o arquivo de quotas por pagar se o sócio pretender a sua demissão como membro

O sucesso para esta automatização depende:

• Da existência de um elevado numero de sócios e utentes com endereços de emails válidos, por isso aconselhamos o envio de mensagens por email para verificar se estes continuam ativos
• Da não existência de socios e utentes sem endereço de email. Sem email nao poderao receber os emails automaticos de aviso.
• Da utilização da “área de sócio” e das “aplicações móveis”, sendo importante incentivar todos os membros a fazerem uso das mesmas
• De garantir que os estatutos possuem os artigos necessários para permitir que estes processos sejam feitos de forma adequada e que os sócios conheçam os seus direitos e deveres como membros

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